КОДЕКС
КОРПОРАТИВНОЙ ЭТИКИ
ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ПРОЦЕДУРЫ ЗАКУПОК
МОБО «ВНЛ»
1. Общие положения
1.1. Настоящий Кодекс регулирует этическую сторону осуществления процедуры закупок и устанавливает порядок осуществления процедуры закупок, касающийся предотвращения конфликта интересов, мошенничества и взяточничества, устанавливает необходимые меры для предотвращения, расследования и в случае необходимости дисциплинарного взыскания в случае обнаружения недобросовестных действий в МОБО «ВНЛ».
2. Ведение дел с соблюдением этических норм
Закупки в МОБО «ВНЛ» должны осуществляться с безукоризненным соблюдением этических норм, абсолютно беспристрастно и без предоставления привилегий кому-либо из поставщиков. Все сотрудники МОБО «ВНЛ» и в частности сотрудники, отвечающие за закупки и контракты, должны:
a) Придерживаться справедливых, нравственных и законных методов работы;
б) Действовать оперативно и вежливо в атмосфере честности и равенства и без умышленного искажения информации;
в) Соблюдать конфиденциальность всей информации, получаемой от поставщиков, и гарантировать конфиденциальность всех получаемых спецификаций и предложений по ценам;
г) Не извлекать выгоду из ошибок поставщиков, но действовать в духе сотрудничества;
д) При запросе предложений избегать неоправданных расходов и причинения неудобств;
е) Оставаться абсолютно свободным от любых обязательств перед поставщиками;
ж) Прилагать все возможные усилия для достижения справедливого и взаимного урегулирования всех разногласий с поставщиком.
3. Конфликты интересов и их разрешение
3.1. Конфликт интересов определяется ситуацией, при которой должностное лицо имеет личные интересы, вступающие в противоречие с его должностными обязанностями. Так, сотрудник, вовлеченный в подготовку технических спецификаций и процедуру закупок, не может принимать участие в конкурсе в качестве поставщика или иметь прямую или косвенную заинтересованность в результатах конкурса по отбору поставщика.
3.2. Сотрудники МОБО «ВНЛ» должны избегать конфликта интересов, в частности:
а) Поведение сотрудников не должно вызывать подозрений относительно конфликта между профессиональными обязанностями и личными интересами.
б) Никто не имеет права вымогать или получать, прямо или косвенно, от поставщиков или потенциальных поставщиков какой-либо подарок, услугу, протекцию, займ или что-либо, что имеет денежное выражение.
в) Предложения цены не могут получаться от, и Контракты не могут размещаться у какой-либо компании, которой владеет, либо контролируется или на которую активно влияет какой-либо сотрудник или его родственник.
г) Поставщики не должны участвовать в разработке или составлении спецификаций на товары или услуги, в отношении которых они впоследствии представят предложения.
3.3. Персонал и все вновь поступающие работники должны быть ознакомлены с политикой организации в отношении корпоративной этики и конфликта интересов.
4. Мошенничество и взяточничество и их разрешение
4.1. Возможные мошеннические действия: Вскрытие предложений, Прием документов от поставщика-фаворита с опозданием, Отклонение предложений во время процедуры, Сравнение и оценка предложений, Отклонение предложений конкурента по надуманным причинам, Присуждение контракта предложению с нереально низкой ценой или с арифметическими ошибками; допускаемое внесение изменений в процессе исполнения контракта, Прямой подлог в виде замены оригинала и копии предложения или отдельных страниц, Отклонение всех предложений, когда несостоятельность фаворита очевидна, Искусственное “подтягивание” фаворита к присуждению контракта через всевозможные запросы уточнений, разъяснений и внесение в без изменений, по существу меняющих суть заявки, Присуждение контракта на отдельные лоты или с уменьшением количества, или с удалением отдельных позиций с пользой для поставщика-фаворита.
4.2. Во избежания осуществления мошеннических действий не допускаются:
а) Всевозможные изменения в условиях контракта и/или в технических спецификациях.
б) Изменение спецификаций под более дешевое предложение или изменение контракта для создания более благоприятных условий для поставщика.
в) Искусственное создание ситуации, требующей внесения изменений в контракт.
4.3. Взяточничество включает в себя: выплату наличных сумм; оплату завышенных комиссионных; использование подкупленного лица в качестве консультанта фирмы; оплату личных или семейных долгов.
4.3. МОБО «ВНЛ» выступает против всех форм взяточничества, сотрудники МОБО «ВНЛ» должны избегать любых форм взяточничества.
5. Контроль. Расследование нарушений. Ответственность
5.1. Разделение обязанностей по санкционированию расходов В МОБО «ВНЛ» обеспечивает своевременный контроль и возможность принятия мер в случае злоупотребления каждого участвующего в закупках лица.
5.2. В случае выявления злоупотреблений, нарушений или при подозрении в нарушении или злоупотреблении любой член организации, поставщик или иное заинтересованное лицо вправе инициировать проверку проведения процедуры закупок Контрольно-ревизионной комиссией.
5.3. Ежегодно производится полная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации Контрольно-ревизионной комиссией, в состав которой входят 3 члена МОБО «ВНЛ». Отчет о проведенной проверке предоставляется на утверждение Общему собранию организации.
5.4. При поступлении заявления о проведении проверки Контрольно-ревизионной комиссией проводится проверка по поступившей информации о возможном нарушении. Проверка, в том числе ежегодная, завершается составлением отчета о проведенной проверке. При выявлении нарушений Контрольно-ревизионной комиссией составляется соответствующий протокол, который передается для принятия дальнейших мер руководителю.
5.5. Закупка, в ходе которой выявлены любые нарушения, связанные с конфликтом интересов, мошенничеством и взяточничеством, а также значительные нарушения (неточности при составлении документации, ошибки в расчетах и т. д., влекущие финансовые и/или качественные последствия) признается несостоявшейся, закупка проводится заново с исключением из участия в процедуре виновных в выявленном нарушении лиц. В случае, если товар/ услуга уже получены и/или оплачены, сделка признается недействительной и отменяется с применением последствий недействительности сделки в соответствии с ГК РФ. Лицо, признанное виновным в осуществлении неправомерных действий, связанных с закупками, не допускается к участию в процедуре закупок в дальнейшем.
Закупка, в ходе которой выявлены незначительные нарушения (неточности при составлении документации, ошибки в расчетах и т. д., не влекущие финансовых или качественных последствий) признается состоявшейся, нарушения подлежат исправлению и устранению. Виновным в таких нарушениях лицам не ограничивается допуск к участию в процедуре закупок в дальнейшем.
5.5. Порядок применения взысканий к сотрудникам в случае обнаружения недобросовестных действий при проведении закупок базируется на нормах уголовного, гражданского, административного и процессуального права Российской Федерации. За совершение нарушений ответственными лицами работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: — замечание; — выговор; — увольнение по соответствующим основаниям. Дисциплинарные взыскания применяются руководством Организации.
До применения взыскания от Работника должны быть затребованы объяснения. В случае отказа Работника дать объяснение составляется соответствующий акт. Отказ Работника дать объяснения не может служить препятствием для применения взыскания.
Сроки применения дисциплинарных взысканий применяются в соответствии с законодательством РФ.
Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется Работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт.
5.6. МОБО «ВНЛ» направляет грантодателю (финансирующей организации) полный отчет о результатах расследования предполагаемых злоупотреблений и неправомерных действий и обеспечивает тесное взаимодействие с грантодателем (финансирующей организацией), касающееся планирования и осуществления административных мер в отношении таких обвинений.
5.7. Сотрудники МОБО «ВНЛ» должны 1 раз в год проходить инструктаж для повышения осведомленности касательно кодекса поведения, его нарушения и мошенничества. Инструктаж проводит ответственный по закупкам.